Was sich automatisieren lässt
Beispiele aus dem Alltag im Mittelstand – Abläufe, die heute Handarbeit kosten und morgen von selbst laufen. Was bei Ihnen am meisten Zeit frisst, zeigt der Prozess-Check.
Wo es fertige Schnittstellen gibt, nutzen wir sie.
Wo es keine gibt, bauen wir sie selbst – auch für Branchensoftware, die eigentlich keine Anbindung vorsieht.
Beispiel 01
Angebotserstellung automatisieren
Eine Anfrage kommt per E-Mail: Jemand liest sie, sucht den Kunden in der Kundenverwaltung, stellt die Positionen zusammen, baut ein PDF und verschickt es – 45 Minuten pro Angebot.
Automatisiert wird die Anfrage ausgelesen, der Kontakt angelegt, die Positionen vorbefüllt und das Angebot als Entwurf erzeugt. Sie prüfen und geben frei. Vier Minuten statt fünfundvierzig. Typisch für Handwerksbetriebe, Handel und Dienstleister mit wiederkehrendem Angebotsgeschäft.
Beispiel 02
Angebote automatisch nachfassen
Das Angebot ist raus – und dann passiert nichts mehr. Im Tagesgeschäft hält niemand nach, wer noch nicht geantwortet hat, und nach zwei Wochen ist der Auftrag beim Wettbewerber. Automatisiert bekommt jedes offene Angebot eine Wiedervorlage: Nach sieben Tagen ohne Rückmeldung geht eine freundliche Erinnerung raus, nach vierzehn Tagen landet der Vorgang auf Ihrer Liste zum Anrufen.
Sie sehen jederzeit, welche Angebote offen sind und wie viel Umsatz daran hängt. Typisch für alle Betriebe mit regelmäßigem Angebotsgeschäft.
Beispiel 03
Rechnungseingang automatisieren
Eine Eingangsrechnung kommt per Mail oder als E-Rechnung. Heute öffnet jemand das PDF, tippt Lieferant, Betrag, Steuersatz und Fälligkeit ab, ordnet die Kostenstelle zu und legt den Beleg ab – zwei bis vier Minuten pro Rechnung, bei 150 Belegen im Monat ein ganzer Arbeitstag. Automatisiert werden die Daten direkt aus dem Dokument ausgelesen, geprüft und an Ihre Buchhaltung übergeben, GoBD-konform archiviert für zehn Jahre.
Was nicht eindeutig ist, landet zur Freigabe bei Ihnen. Typisch für Betriebe mit regelmäßigem Wareneingang, Handwerk und Handel.
Beispiel 04
Daten zwischen Systemen übertragen
Dieselbe Information steht in drei Programmen – und wird dreimal von Hand eingetippt. Aus der E-Mail in die Kundenverwaltung, von dort in die Warenwirtschaft, am Monatsende nochmal in die Excel-Tabelle fürs Reporting.
Jede Übertragung kostet Minuten und produziert Tippfehler, die erst auffallen, wenn eine Rechnung falsch rausgeht. Automatisiert wird eine Änderung nur noch an einer Stelle gepflegt und läuft von dort in alle anderen Systeme – ohne Kopieren, ohne Abgleich, ohne Zahlendreher. Typisch für Betriebe, die mehr als zwei Programme parallel nutzen.
Beispiel 05
Prüftermine automatisch überwachen
DGUV-V3-Prüfung, Wartungsintervalle, TÜV-Termine, Kalibrierungen: Fristen stehen im Kopf, in einer Excel-Liste oder auf einem Zettel im Ordner – und werden übersehen, bis der Prüfer vor der Tür steht oder ein Wartungsvertrag ausläuft.
Automatisiert liegen alle Termine an einer Stelle, das System erinnert Sie und Ihre Kunden rechtzeitig und erzeugt daraus gleich den nächsten Auftrag. Das schließt eine Haftungslücke und bringt Umsatz, der sonst schlicht vergessen wird. Typisch für Elektro- und SHK-Betriebe, Anlagenbau und alle Betriebe mit wiederkehrenden Prüfpflichten.
Beispiel 06
Zahlungs-erinnerungen automatisieren
Offene Rechnungen fallen erst auf, wenn jemand Zeit hat, die Kontoauszüge durchzugehen – oft Wochen zu spät. Bis dann die erste Erinnerung rausgeht, ist das Geld noch länger nicht da. Automatisiert werden Zahlungseingänge täglich abgeglichen und überfällige Rechnungen in klaren Stufen angemahnt: freundliche Erinnerung, Mahnung, Übergabe an Sie.
Sie sehen jederzeit, was offen ist und wo es hakt – ohne jemanden peinlich berühren zu müssen, weil längst gezahlt wurde. Typisch für Betriebe mit vielen Kleinrechnungen und knapper Verwaltung.
Beispiel 07
Stundenzettel digital erfassen
Zettel auf der Baustelle, Fotos in WhatsApp, am Freitagnachmittag alles ins System übertragen – und montags fehlen drei Zettel. Bis die Stunden für die Lohnabrechnung stimmen, gehen jede Woche mehrere Stunden im Büro drauf, und die Nachkalkulation kommt sowieso zu spät.
Automatisiert erfassen Ihre Leute die Zeiten direkt vor Ort auf dem Handy, die Daten laufen sofort auf den Auftrag und stehen für Lohnabrechnung und Nachkalkulation bereit. Sie sehen am Dienstag, ob ein Auftrag aus dem Ruder läuft, nicht erst bei der Schlussrechnung. Typisch für Handwerk, Bau und Montage.
Beispiel 08
Materialbestellung bei Mindestbestand
Das Material fehlt genau dann, wenn es gebraucht wird – und jemand fährt zum Großhändler, während die Baustelle steht. Oder es liegt zu viel im Lager, weil sicherheitshalber bestellt wurde. Beides kostet Geld, weil niemand die Zeit hat, Bestände regelmäßig zu prüfen.
Automatisiert überwacht das System die Bestände laufend: Unterschreitet ein Artikel die Mindestmenge, entsteht automatisch ein Bestellvorschlag mit dem hinterlegten Lieferanten und der üblichen Menge. Sie geben frei, der Rest läuft. Typisch für Handwerk, Werkstätten und Handel mit wiederkehrendem Materialbedarf.
Beispiel 09
Terminvereinbarung ohne Telefonschleife
Ein Kunde ruft an, im Büro geht niemand ran, er hinterlässt eine Nachricht. Jemand ruft zurück, jetzt ist der Kunde nicht erreichbar. Beim dritten Anlauf steht endlich ein Termin – für einen Vorgang von zwei Minuten sind vier Telefonate draufgegangen.
Automatisiert sieht der Kunde die freien Zeitfenster Ihrer Monteure selbst, wählt einen Termin und bekommt sofort die Bestätigung. Am Vortag geht automatisch eine Erinnerung raus, damit niemand vergisst, dass Sie kommen. Typisch für Handwerksbetriebe mit Kundendienst, Werkstätten und Praxen.
Beispiel 10
Belegübergabe an den Steuerberater
Am Monatsende beginnt die Sucherei: Belege aus dem E-Mail-Postfach, Kassenbons aus der Ablage, Rechnungen aus drei Ordnern – alles sortieren, kopieren, übergeben. Dann kommen die Rückfragen der Kanzlei, weil vier Belege fehlen und bei zweien die Kostenstelle unklar ist.
Automatisiert werden alle Belege laufend gesammelt, geprüft und zugeordnet; am Monatsende steht das komplette Paket fertig zur Übergabe bereit – im Format, das Ihre Kanzlei einlesen kann. Fehlende Belege meldet das System, bevor der Monat vorbei ist. Typisch für alle Betriebe mit externer Buchhaltung.
Beispiel 11
Monatsauswertungen automatisch erstellen
Die Zahlen liegen in drei Systemen: Umsätze in der Warenwirtschaft, Stunden in der Zeiterfassung, offene Posten in der Buchhaltung. Wer wissen will, wie der Monat gelaufen ist, exportiert, kopiert und baut sich eine Excel-Tabelle – jedes Mal von vorne, jedes Mal ein halber Tag.
Und weil es lästig ist, passiert es unregelmäßig oder gar nicht. Automatisiert werden die Zahlen zum Monatsanfang aus allen Systemen zusammengeführt und liegen als fertige Auswertung in Ihrem Postfach. Immer gleich aufgebaut, immer vergleichbar. Typisch für Betriebe, die heute nach Bauchgefühl statt nach Zahlen steuern.
Ihr Ablauf steht nicht dabei? Das ist der Normalfall.
Die Beispiele oben sind die Fälle, die uns am häufigsten begegnen – aber kein Betrieb arbeitet wie der andere. Automatisierbar ist fast alles, was regelmäßig auf dieselbe Weise passiert: Anfragen zuordnen, Dokumente ablegen, Fristen überwachen, Daten zwischen Programmen bewegen, Berichte erzeugen, Rückmeldungen einsammeln.
Deshalb bauen wir keine Lösung von der Stange. Wir schauen uns Ihre Abläufe an, rechnen aus, wo tatsächlich Zeit und Geld versickern, und schlagen genau das vor, was sich für Sie rechnet – und sagen auch, was sich nicht lohnt. Was bei Ihnen den größten Hebel hat, steht nach dem Prozess-Check schwarz auf weiß auf Papier.